Методика проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества на предприятии

Аудит - это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и их объективной оценки с тем, чтобы определить степень, с которой выполняются критерии аудита (МС ИСО 9000:2000).

В теории отмечают разные типы аудитов:

• аудиты первой, второй, третьей сторон,
• аудит адекватности,
• аудит соответствия (внедрения),
• аудит продукта (процесса, проекта),
• горизонтальный аудит и т. д.

В данной же статье речь пойдет о внутреннем аудите, который проводится для анализа руководством своей собственной системы на основании собранной информации, ее результативности и эффективности, степени действительного выполнения политики в области качества.

По результатам внутреннего аудита принимаются решения об изменениях в управлении, корректирующих действиях, а также о возможности усовершенствовать систему управления предприятием.

Таким образом, внутренний аудит необходим для того, чтобы:

• руководитель мог быть уверен в бездефектном производстве продукции (или мог получить полную картину производственного процесса);
• можно было своевременно обнаруживать и контролировать производственные проблемы;
• обеспечивать обратную связь для корректирующих действий и совершенствования системы управления на предприятии.

Говоря о качественном проведении аудита, особое внимание необходимо уделить составлению и использованию контрольных листов.

Под контрольным листом будем понимать инструмент (своеобразную памятку), позволяющий аудитору помнить об информации, которую он должен получить, и о том, что фактически должно быть проверено в ходе аудита.

Сразу определимся, что контрольный лист нельзя использовать как список вопросов, которые задаются аудируемому (проверяемому) персоналу, и в нем не делаются отметки о полученных ответах.

Для демонстрации полезности контрольного листа рассмотрим пример.

На производственном предприятии "Молоток", имеющем систему менеджмента качества, соответствующую международному стандарту ISO 9001:2000, необходимо проверить процесс закупок. Данный процесс описывается одной процедурой ПР.М.07/03 (см. CD-приложение).

Для подготовки аудита следует заполнить контрольный лист. Существует много разных вариантов контрольного листа. Мы приводим образец этой формы.

Контрольный лист используется для каждой конкретной, отдельно взятой, ситуации.

Контрольные листы должны готовиться с использованием процедур и других специфических документов системы качества, чтобы аудитор мог с их помощью получить необходимую информацию и обратить внимание на контрольные точки.

В контрольных листах аудитором могут фиксироваться:

• подробные данные интервьюируемого лица;
• наименование и характеристика оборудования;
• пункты стандарта;
• документы, которые проверяются, и т.д.

Таким образом, грамотно составленные и заполненные контрольные листы могут стать документальным дополнением к отчету об аудите.

Еще одно важное преимущество контрольного листа - возможность правильно организовать время проведения аудита. При подготовке контрольного листа аудитор может предположить, сколько времени потребуется на то, чтобы проанализировать различные проблемы. Это позволяет достаточно точно планировать аудит. Потом, при проведении самого аудита, можно управлять темпом проверки и вносить необходимые корректировки.

Теперь мы подошли вплотную к этапу проведения аудита и рассмотрим, с чем может столкнуться аудитор.

Во время аудита возможны случаи обнаружения несоответствий (невыполнения требований (ISO 9000:2000)). Под несущественными несоответствиями понимается единичное небольшое отклонение от установленных требований, под существенными несоответствиями - невыполнение любого из пунктов стандарта ISO серии 9000 или других критериев аудита. Классификация несоответствий зависит от того, насколько систематическим было несоблюдение требований и как это несоблюдение влияет на качество. Например, несколько небольших отклонений от требований, выявленных на предприятии, могут рассматриваться как существенное несоответствие, и в этом случае будет оформлен один отчет о несоответствии, в частности - когда определена их общая причина.

Часто несоответствия рассматриваются как что-то отрицательное, однако важно довести до аудируемых, что найденные проблемы является уже половиной решения и потенциалом для улучшения системы с помощью применения корректирующих и предупреждающих действий.

Информация о несоответствиях, занесенных в Отчет о несоответствии (другие названия - Запрос на корректирующие действия, Запрос на совершенствование качества), а также об отмеченных аудитором положительных моментах сообщается руководителю проверяемого подразделения. Но прежде чем аудитор составит отчет о несоответствиях, он должен быть абсолютно уверен, что несоблюдение действительно имело место.

Обычно предприятия используют определенную форму Отчета о несоответствии, приводимую в процедуре о внутреннем аудите. Есть случаи, когда не используют никаких определенных форм, и несоответствия просто регистрируются в рамках полного отчета об аудите вместе с записями всех других наблюдений аудита.

И хотя нет четких правил создания формы Отчета о несоответствии, можно выделить элементы, которые стоит предусмотреть при ее составлении:

• отличительный номер;
• поле для записей аудитором деталей обнаруженного несоответствия;
• поле для записей корректирующих действий (желательно, когда это поле заполняется самим аудируемым или руководителем проверяемого подразделения);
• поле для подтверждения аудитором того, что действие выполнено вовремя.

Предположим, что в процессе аудита было обнаружено несоответствие. Наша задача - написать отчет. Образец формы Отчета о несоответствии помещен на CD приложении.

При заполнении поля для несоответствия нужно опираться на четкое и точное описание того, в чем состоит нарушение. Отчет должен быть основан на объективном доказательстве за счет соответствующих ссылок (номер работы, номер продукта, номер чертежа, номер бирки, номер заказа, ссылка на отгрузку и т.д.).

Объективным доказательством может быть, например:

• основанная на фактах демонстрация различий между Руководством по качеству и связанными процедурами;
• основанная на фактах демонстрация различий между процедурами и реальным выполнением процесса и т.п.

В зависимости от конкретного случая необходимо будет указывать или объяснять требование стандарта или приводить критерии аудита, которые были нарушены.

Опытные аудиторы советуют готовить отчет о несоответствии на местах. Это позволяет:

• своевременно сообщить аудируемому о результатах проверки, избежать расхождения во мнениях относительно обнаруженных несоответствий, согласовать факты;
• проанализировать для аудируемого отчет и обозначить корректирующие действия.

Обязанность аудитора во время проведения аудита - удостовериться в том, что полное объективное доказательство соответствия или несоблюдения было установлено.

После выявления несоответствий и назначения корректирующих действий важно проконтролировать выполнение корректирующих действий (действий для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации; корректирующее действие выполняется, чтобы предотвратить повторение, тогда как предупреждающее действие выполняется для того, чтобы предотвратить возникновение (ISO 9000:2000)).

Аудитор не должен помогать разрабатывать конкретные корректирующие действия. Однако он должен помочь в определении выявления причины возникшего несоответствия.

Согласованные и внедренные корректирующие действия анализируются аудитором, который должен определить их эффективность и сделать соответствующую запись об их внедрении и эффективности в Отчете о несоответствии.

Итак, мы выяснили, что в процессе аудита могут быть обнаружены случаи невыполнения запланированных мероприятий. И аудитору нужно следить за тем, чтобы в Отчете о несоответствиях правильно излагалась суть несоответствий с выявлением их коренных причин и обеспечивалось внедрение соответствующих корректирующих действий