4. Процессы малого предприятия

4.1 Планирование процессов

- [в данном пункте последовательно указываются виды деятельность малого предприятии, которые имеют непосредственный выход на потребителей]

4.1.2 Планирование работ по осуществлению целевых процессов предусматривает разработку и утверждение Директором годового и квартальных планов, а также их корректировку (при необходимости), хранение и контроль их выполнения, представление отчетности заказчику (потребителя).

4.1.3 [В данной части РК необходимо указать основные параметры целевых процессов, осуществляемых малым предприятием, а именно:

- источники нормирования соответствующих видов деятельности;

- порядок планирования деятельности определенного вида]

4.1.4 Процессы, необходимые для обеспечения функционирования целевых процессов, определены и методы их реализации документированы в соответствующих стандартах предприятия, отражающих (где это целесообразно) вопросы планирования, в том числе:

• процесс финансового планирования деятельности – в СТП “Система менеджмента качества. Финансовое планирование деятельности Малого предприятия”;
• процесс подготовки кадров - в СТП “Система менеджмента качества. Организация подготовки и повышения квалификации кадров. Основные положения”;
• процесс обеспечения подразделений НД внешнего происхождения – в СТП “Система менеджмента качества. Организация и порядок ведения справочно-информационного фонда. Порядок обеспечения документацией внешнего происхождения. Справочно-информационное обеспечение”;
• процесс организации, проведения работ и контроля по охране труда - в СТП “Система менеджмента качества. Охрана труда. Общие положения”;
• процессы технического перевооружения подразделений и материально-технического обеспечения - в СТП “Система менеджмента качества. Организация и порядок проведения работ по техническому перевооружению подразделений Малого предприятия” и СТП “Система менеджмента качества.

Организация и порядок проведения работ по материально-техническому обеспечению подразделений Малого предприятия” соответственно;

• процесс бухгалтерского учета и списания основных средств - в СТП “Система менеджмента качества. Порядок бухгалтерского учета основных средств”, СТП “Система менеджмента качества. Организация бухгалтерского учета и отчетности. Основные положения”;
• [процесс технического обслуживания и ремонта оборудования - в СТП “Система менеджмента качества. Организация и порядок проведения ремонтов, технического обслуживания оборудования и ремонтно-строительных работ зданий и помещений” и СТП “Система менеджмента качества. Организация и порядок проведения технического обслуживания и ремонта оборудования АТС, линейно-кабельного хозяйства, радиотрансляционных сетей и звукоусилительной техники Малого предприятия”];
• процесс организации и порядка ведения делопроизводства – в СТП “Система менеджмента качества. Организация и порядок ведения делопроизводства”;
• процесс управления документацией системы менеджмента качества Малого предприятия - в СТП “Система менеджмента качества. Порядок разработки и введения в действие внутренних документов системы менеджмента качества”, СТП “Система менеджмента качества. Порядок пересмотра, изменения и отмены внутренних документов системы менеджмента качества”, СТП “Система менеджмента качества. Порядок учета и хранения документов системы менеджмента качества”, СТП “Система менеджмента качества. Порядок разработки, согласования и утверждения Положения о подразделении”, СТП “Система менеджмента качества. Порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции”.

4.2 Процессы, связанные с заказчиками (потребителями)

4.2.1 Определение требований

4.2.1.1 Требования к результатам целевых процессов регламентированы законодательными и/или другими обязательными нормативными документами, а также договорами (контрактами).

Договоры (контракты) заключаются, в том числе:

• [в данном пункте последовательно указываются виды деятельность малого предприятии, которые имеют непосредственный выход на потребителей и требуют существования договорных отношений].

4.2.1.2 Под договором (контрактом) понимается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.

Примечание - К договорам, заключаемым более, чем двумя сторонами, общие положения о договоре применяются, если это не противоречит многостороннему характеру договоров.

4.2.1.3 Договор (контракт) составляется в соответствии с обязательными для сторон правилами, установленными законом и иными правовыми актами (императивными нормами), действующими на момент его заключения. Если после заключения договора (контракта) принят закон, устанавливающий обязательные для сторон правила иные, чем те, которые действовали при заключении договора, условия заключенного договора (контракта) сохраняют силу, кроме случаев, когда в законе установлено, что его действие распространяется на отношения, возникшие из ранее заключенных договоров (контрактов).

4.2.1.4 Договоры (контракты), заключаемые Предприятия, имеют как типовые унифицированные формы, утверждаемые приказом по Предприятию и пересматриваемые по мере необходимости заинтересованным подразделением по согласованию с юридическим отделом, так и разовые, отражающие специфику возникающего правоотношения.

4.2.1.5 Форма договора (контракта) может быть выражена в виде оферты, т.е. предложения, адресованного одному или нескольким конкретным лицам, которое определенно выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор (контракт) с адресатом, которым будет принято предложение.

4.2.1.6 Оферта содержит все существенные условия договора (контракта). Офертой может служить проект договора, письмо, гарантийное письмо, если они содержат предложение заключить договор и существенные условия договора.

4.2.1.7 Все договоры (контракты) по форме, содержанию и оформлению соответствуют общим требованиям действующего законодательства.

4.2.1.8 Заключаемые договоры (контракты) содержат существенные условия, к числу которых относятся:

- предмет договора;

- обязанности сторон;

- стоимость продукции;

- порядок расчетов;

- местонахождение и банковские реквизиты сторон.

По согласованию сторон в договор (контракт) включаются дополнительные условия.

Если условие договора (контракта) не определено сторонами или диспозитивной нормой, соответствующие условия определяются обычаями делового оборота, применимыми к отношениям сторон.

4.2.2 Анализ требований, изложенных в договоре (контракте)

4.2.2.1 До принятия решения о подписании договора (контракта) он анализируется ответственным персоналом подразделений и руководством Малого предприятия для того, чтобы:

- однозначно, в полном объеме определить требования заказчика (потребителя) или поставщика (исполнителя) и соответствующим образом документально оформить;

- определить возможности подразделений Малого предприятия выполнить договор (контракт) в полном объеме.

Анализ договора (контракта) включает следующие основные элементы:

- определение полномочий заказчика (потребителя) или поставщика (исполнителя) (наличие доверенностей, лицензий, сертификатов и т.п.);

- определение требований заказчика (потребителя) или поставщика (исполнителя) в отношении продукции;

- установление соответствия договора (контракта) требованиям действующего законодательства;

- анализ соответствующих национальных и международных стандартов и НД;

- консультации со всеми заинтересованными подразделениями Малого предприятия с целью подтверждения их способности удовлетворить требования к объему и качеству продукции;

- обсуждение с заказчиком (потребителем) стоимости продукции и объяснение взаимосвязей между продукцией, ее предоставлением и стоимостью;

В результате анализа определяются подразделения, которые будут исполнять договор (контракт), и их обеспечение необходимыми ресурсами для осуществления соответствующей деятельности.

Ответственность за анализ договоров (контрактов) и контроль выполнения работ несут заместители Директора.

Ответственность за соблюдение договорных обязательств несет
руководитель подразделения - исполнителя договора (контракта).

4.2.2.2 Изменение договора (контракта) возможно по соглашению сторон, если иное не предусмотрено действующим законодательством.

Любые изменения, внесенные в договор (контракт), согласовываются с заинтересованными подразделениями Малого предприятия и документально оформляются.

При необходимости внесения изменений в подписанный договор (контракт) со стороны Малого предприятия или заказчика (потребителя)/поставщика (исполнителя) к нему оформляется дополнительное соглашение, которое совершается в той же форме, что и основной договор (контракт) и является неотъемлемой частью договора (контракта).

4.2.2.3 Порядок оформления договоров (контрактов) устанавливается в СТП “Система менеджмента качества. Порядок заключения, оформления, регистрации договоров (контрактов) и внесение в них изменений”.

• консультирования;
• переговоров (при заключении договоров (контрактов) и внесении в них изменений);
• досок объявлений.

[Предприятие должно планировать и управлять проектированием и разработкой продукции.

В ходе планирования проектирования и разработки организация должна устанавливать:

а) стадии проектирования и разработки;

б) проведение анализа, верификацию и валидацию, соответствующие каждой стадии проектирования и разработки;

в) ответственность и полномочия в области проектирования и разработки.

Организация должна управлять взаимодействием различных групп, занятых проектированием и разработкой, с целью обеспечения эффективной связи и четкого распределения ответственности.

Результаты планирования должны актуализироваться, если это необходимо, по ходу проектирования и разработки.

Входные данные, относящиеся к требованиям к продукции, должны быть определены, а записи должны поддерживаться в рабочем состоянии.

Входные данные должны включать:

а) функциональные и эксплуатационные требования;

б) соответствующие законодательные и другие обязательные требования;

в) там, где это возможно, информацию, взятую из предыдущих аналогичных проектов;

г) другие требования, важные для проектирования и разработки.

Входные данные должны анализироваться на достаточность. Требования должны быть полными, недвусмысленными и непротиворечивыми.

Выходные данные проектирования и разработки

Выходные данные проектирования и разработки должны быть представлены в форме, позволяющей провести верификацию относительно входных требований к проектированию и разработке, а также должны быть официально одобрены до их последующего использования,

Выходные данные проектирования и разработки должны:

а) соответствовать входным требованиям к проектированию и разработке;

б) обеспечивать соответствующей информацией по закупкам, производству и обслуживанию;

в) содержать критерии приемки продукции или ссылки на них;

г) определять характеристики продукции, существенные для ее безопасного и правильного использования.

Анализ проекта и разработки

На соответствующих стадиях должен проводиться систематический анализ проекта и разработки в соответствии с запланированными мероприятиями с целью:

а) оценивания способности результатов проектирования и разработки удовлетворять требованиям;

б) выявления любых проблем и внесения предложений по необходимым действиям.

В состав участников такого анализа должны включаться представители подразделений, имеющих отношение к анализируемой(ым) стадии(ям) проектирования и разработки. Записи результатов анализа и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии.

Верификация проекта и разработки должна осуществляться в соответствии с запланированными мероприятиями, чтобы удостовериться, что выходные данные проектирования и разработки соответствуют входным требованиям. Записи результатов верификации и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии.

Валидация проекта и разработки должна осуществляться в соответствии с запланированными мероприятиями, чтобы удостовериться, что полученная в результате продукция соответствует требованиям к установленному или предполагаемому использованию, если оно известно. Где это практически возможно и целесообразно, валидация должна быть завершена до поставки или применения продукции. Записи результатов валидации и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии).

Изменения проекта и разработки должны быть идентифицированы, а записи должны поддерживаться в рабочем состоянии. Изменения должны быть проанализированы, верифицированы и валидированы соответствующим образом, а также одобрены до внесения. Анализ изменений проекта и разработки должен включать оценку влияния изменений на составные части и уже поставленную продукцию.

Записи результатов анализа изменений и любых необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии ].

4.4 Закупки

- [в данном пункте последовательно указываются виды закупаемой малым предприятием продукции в соответствии с характером деятельности малого предприятия].

4.4.1.2 Оформление поставок и услуг (работ) производится, как правило, в виде договора (контракта) в соответствии с СТП “Система менеджмента качества. Порядок заключения, оформления, регистрации договоров (контрактов) и внесение в них изменений”.

Возможности поставщиков определяются до заключения с ними договора (контракта) на основе анализа ранее выполненных поставщиками услуг (работ), поставок и оценки их персоналом Малого предприятия.

Выбираются только те поставщики, которые в процессе своей деятельности или сотрудничества с Малым предприятием доказали свою способность поставлять продукцию, включая услугу (работу), соответствующую установленным требованиям (или соответствовать установленным требованиям).

В подразделениях ведутся списки признанных поставщиков и отчетные документы по ранее заключенным договорам (контрактам).

Организация и порядок закупки материалов и оборудования осуществляются в соответствии с СТП “Система менеджмента качества. Организация и порядок проведения работ по материально-техническому обеспечению подразделений Малого предприятия”.

Ответственность за выбор поставщиков и контроль выполнения работ несут заместители Директора и руководители подразделений.

Ответственность за организацию работы Малого предприятия с поставщиками несут руководители подразделений в соответствии с СТП “Система менеджмента качества. Порядок заключения, оформления, регистрации договоров (контрактов) и внесение в них изменений”.

4.4.2 Информация по закупкам

Документация к договору (контракту) на закупку содержит требования к закупаемой продукции или услуге (работе), включая при необходимости:

• наименование, тип, марку, класс точности, разряд или другую точную идентификацию;
• технические данные и характеристики, сопроводительную и эксплуатационную документацию, паспорта и т.д.;
• документы, подтверждающие сертификацию системы менеджмента качества поставщика.

При необходимости, поставщики обеспечиваются нормативной документацией (НД), актуализированной в установленном порядке.

4.4.3 Верификация закупаемой продукции и услуг

Необходимость оценки возможностей поставщика и контроля хода исполнения им договора (контракта) по месту нахождения поставщика оговаривается в документах на закупку.

При этом оговариваются требования конфиденциальности, касающиеся работ, выполняемых поставщиком.

Входной контроль включает:

• проверку комплектности;
• проверку наличия эксплуатационной документации;
• проверку наличия необходимой сопроводительной документации, подтверждающей качество закупленной продукции;
• осмотр внешнего вида;
• проверку функционирования.

Проверка закупленных химикатов, расходных материалов и т.д. осуществляется в подразделениях по состоянию поставки и наличию документов, подтверждающих их качество.

4.5 Производство и обслуживание

4.5.1.1 В рамках системы менеджмента качества разработаны процедуры, обеспечивающие управление процессами и их соответствие установленным требованиям на всех этапах проведения работ.

4.5.1.2 Выполнение процедур обеспечивает осуществление процессов в управляемых условиях:

• документация, необходимая для реализации процессов и содержащая информацию, описывающую результат процесса (характеристики продукции), изложена в законодательных и иных нормативных правовых актах, документах СМК и договорах (контрактах), имеется в наличии и доступна для исполнителей (п.1.2, 4.2);
• оборудование и контрольные, измерительные приборы, регламентированные в документации и необходимые для осуществления процессов, имеются в наличии и находятся в управляемом состоянии (п.п. 4.4, 4.6, 3.3, 3.4);
• процессы осуществляются персоналом необходимой квалификации (п.3.2);
• проводятся мониторинг и измерения (в необходимых случаях) (п. 5.2).

[Валидация – подтверждение на основе представления объективных свидетельств того, что требования , предназначенные для конкретного использования или применения, выполнены

Раздел СМК предприятия в части регламентации валидации процессов производства должен предусматривать следующее:

Организация должна валидировать все процессы производства и обслуживания, результаты которых не могут быть верифицированы последующим мониторингом или измерениями. К ним относятся все процессы, недостатки которых становятся очевидными только после начала использования продукции или после предоставления услуги.

Валидация должна продемонстрировать способность этих процессов достигать запланированных результатов.

Организация должна разработать меры по этим процессам, в том числе там, где это применимо:

а) определенные критерии для анализа и утверждения процессов;

б) утверждение соответствующего оборудования и квалификации персонала;

в) применение конкретных методов и процедур;

г) требования к записям (4.2.4);

д) повторную валидацию].

4.5.3 идентификация и прослеживаемость

4.5.3.1 Идентификация и прослеживаемость, позволяющие исключить возникновение непреднамеренных ошибок, обеспечиваются на всех этапах создания продукции.

Идентификации подлежат:

• персонал;
• [иные объекты, отражающие специфику работы малого предприятия, например, сырье, оборудование и т.д.].

4.5.3.2 [В данном пункте необходимо указать совершаемые действия по идентификации и прослеживаемости при осуществлении отдельных целевых процессов, например, хранения]

4.5.3.3 [В данном пункте можно указать совершаемые действия по идентификации и прослеживаемости в отношении отдельных объектов, например, сырья].

4.5.3.7 Идентификация документов системы менеджмента качества и изменений к ним обеспечивается на этапах разработки, применения и хранения в соответствии с СТП “Система менеджмента качества. Порядок разработки и введения в действие внутренних документов системы менеджмента качества”, СТП “Система менеджмента качества. Порядок пересмотра, изменения и отмены внутренних документов системы менеджмента качества”, СТП “Система менеджмента качества. Порядок учета и хранения документов системы менеджмента качества”.

В регистрационном номере документа указывается вся информация, необходимая для его поиска, идентификации и прослеживаемости:

- статус документа;

- принадлежность документа к обеспечивающим подразделениям;

- уровень документа по структуре документальной базы;

- подразделение-разработчик;

- порядковый номер документа по уровню документальной базы.

Ответственность за регистрацию документов системы менеджмента качества установлена в СТП “Система менеджмента качества. Порядок разработки и введения в действие внутренних документов системы менеджмента качества”.

Статус результатов разработки и введения в действие документов СМК подтверждается их утверждением соответствующим должностным лицом и, при необходимости, выпуском приказа (СТП “Система менеджмента качества. Порядок разработки и введения в действие внутренних документов системы менеджмента качества”).

4.5.4 Собственность заказчиков (потребителей)

При необходимости, сотрудники Малого предприятия информируют заказчика (потребителя) о процессе создания продукции, о каких-либо отклонениях, задержках или непредвиденных ситуациях.

4.5.5 Сохранение соответствия собственности заказчиков (потребителей)

В рамках системы менеджмента качества принимаются меры, позволяющие обеспечить сохранность характеристик собственности заказчиков (потребителей) при погрузочно-разгрузочных работах, поверке, хранении, упаковке, консервации, выдаче или поставке заказчику (потребителю).

При проведении погрузочно-разгрузочных и транспортных работ используются специально оборудованные транспортные средства, вспомогательное оборудование и подъемно-транспортные механизмы.

Доступ посторонних лиц в помещения для хранения и поверки запрещается.

При нарушении условий хранения образцов продукции (оборудования), персоналом предусматриваются меры воздействия в установленном законодательством России порядке.

По специальным требованиям договора (контракта) осуществляется консервация и упаковка продукции, а также доставка заказчику с соблюдением всех мер сохранения качества.

[Отдельными СТП может быть предусмотрен особый порядок обращения с некоторыми объектами собственности заказчиков (потребителей)].

4.6 Управление оборудованием для мониторинга и измерений

4.6.1 В Малом предприятии проводятся мероприятия, позволяющие обеспечивать бесперебойное функционирование и требуемую точность используемых средств мониторинга и измерений.

4.6.2 При установке оборудования в подразделениях учитываются условия их работы, установленные в технической документации, а также определяется персонал, который будет осуществлять его техническое обслуживание и эксплуатацию.

Применяемые методы проведения погрузочно-разгрузочных работ, консервации и хранения обеспечивают поддержание точности и функциональной пригодности оборудования.

4.6.3 Все оборудование подвергается техническому обслуживанию в соответствии с эксплуатационной документацией, а также по мере необходимости.

Техническое обслуживание оборудования осуществляется специально подготовленным персоналом, имеющим необходимые знания, квалификацию и проинструктированным по правилам безопасности, в соответствии с графиками и данные о его проведении регистрируются в специальном журнале.

В случае выхода из строя оборудование изымается из обращения и подвергается ремонту. При этом принимаются меры по исключению его использования.

Все случаи отказов регистрируются в учетной карточке на оборудование.

4.6.4 Поверка оборудования осуществляется подразделениями Малого предприятия либо с привлечением сторонних организаций.

Метрологические характеристики, результаты и сроки очередной поверки указываются в регистрационных картах, свидетельствах (аттестатах).

4.6.5 Оборудование, предназначенное для закладки на хранение, очищается от пыли, поверяется, смазывается, этикетируется и хранится в отдельных помещениях или на отдельных стеллажах.

О консервации и закладке на хранение оборудования для измерения и мониторинга составляется акт в произвольной форме.