Компания Сапран завершила проект по внедрению системы документооборота в Банке Хоум Кредит

Банк Хоум Кредит является одним из лидеров российского рынка банковской розницы, входит в топ-5 по объемам кредитования населения и обладает одной из крупнейших филиальных банковских сетей в России.

Использование Банком ранее существовавших, обособленных информационных систем по автоматизации административно-хозяйственной деятельности вело к дублированию большого количества информации, ошибкам ввода, длительности обработки и согласования документов. Более того, используемое ранее решение по документообороту перестало удовлетворять потребности стремительно растущего бизнеса.

При проработке вариантов решений, Банком был сделан выбор в пользу решения SAP RCM (Record & Case Management), особенно учитывая то, что в Банке уже автоматизированы процессы управления персоналом (SAP HCM), управления материальными потоками (SAP MM) и управления финансами (SAP FI). Функциональность SAP RCM удовлетворяет все потребности Банка для решения поставленных задач по документообороту и позволяет выстроить сквозной бизнес-процесс благодаря тесной интеграции с другими модулями SAP и внешними системами. Директор департамента развития ИТ Банка Кирилл Кибалко оценил возможности SAP RCM: «Внедрение СЭД, встроенной в ERP-систему, эффективнее, нежели отдельная автоматизация документооборота. Таким образом, мы реализовали в единой системе и финансовый учет, и связанные с ним процессы. У нас существенно упростилось согласование документов, сократились сроки рассмотрения заявок и, что самое главное, мы обеспечили полное соответствие выполняемых затрат принятым бюджетам».

На протяжении шести месяцев специалисты компании Сапран и сотрудники Банка Хоум Кредит вели активную работу по внедрению электронного документооборота на базе модуля SAP RCM.

Задача состояла в создании системы по ведению и согласованию расходных хозяйственных договоров, заявок на оплату, доверенностей, заявок на служебную мобильную связь. Также требовалось консолидировать и упорядочить данные в работе с масштабной разветвленной партнерской сетью в части ведения договоров с партнерами Банка.

Решение в части ведения расходных административно-хозяйственных договоров обеспечило удобный интерфейс для отслеживания изменений в проекте договора, автоматическое определение маршрута согласования с учетом организационной структуры и закупочной политики Банка, функции замещения и делегирования задач. Это позволило существенно сократить сроки согласования документов. Для упрощения подготовки проекта договора в решении был использован функционал по автоматическому формированию документов на основе типовых форм.

Формирование заявок на оплату на основе данных договоров и заказов на поставку позволило обеспечить оперативность их создания, избежать повторного ввода данных и осуществить контроль не превышения оплат. Для заявок на оплату также был автоматизирован процесс согласования. Интеграция системы с АБС позволила минимизировать ошибки ввода, добиться повышения скорости и прозрачности процесса оплаты заявок. Финансовый директор Банка Хоум Кредит Ирина Коликова отмечает: «Раньше счета на оплату нужно было отсылать в Дирекцию. Это занимало много времени, до четырех – пяти дней. Сейчас для этого достаточно просто прикрепить к договору в системе копию счета, который нужно оплатить.

Также приходилось вводить одни и те же документы в обе системы, которые не были связаны между собой. С внедрением документооборота в SAP мы избежали проблем с дублированием, искажением или потерей информации».

В ходе внедрения, было предложено оптимизировать процесс по доверенностям. Предложение получило положительный отзыв финансового директора: «Появилась отличная идея автоматизировать процесс подписания доверенностей. Существующий процесс был прописан досконально и готов к автоматизации. Но при анализе выяснилось, что его можно сделать еще проще, «зашив» все в систему и избежав ненужной волокиты».

В результате в системе контролируется наличие доверенности на право подписи договоров и заявок на оплату с учетом лимита. Процессы по оформлению и закрытию доверенностей интегрированы с процессами управления персоналом (SAP HCM). В результате при приеме сотрудника на определенную должность доверенность формируется автоматически и высылается сотруднику на электронную почту, что позволяет существенно упростить и ускорить работу. Разработанный функционал также позволяет согласовывать любые нетиповые доверенности.

По словам начальника управления развития SAP Банка Хоум Кредит Большунова Олега, создание единой системы по ведению и согласованию договоров, заявок на оплату и доверенностей позволило сократить издержки на администрирование и развитие решения, а также сократить сроки реализации новых требований.

Внедрение функционала по партнерским договорам, позволило увеличить эффективность работы ответственных подразделений за счет контроля при вводе данных и сокращения времени на согласование. Архив партнерских договоров имеет удобный интерфейс для быстрого поиска и предоставления необходимой информации по партнеру. На основе статистики о согласовании документов были выделены ключевые показатели эффективности работы сотрудников для их последующего премирования.

По словам начальника отдела по обслуживанию торговых организаций Банка Хоум Кредит, Ольги Наумовой, SAP выполняет множество контрольных функций и позволяет оперативно согласовывать документы, помогая справиться с все нарастающими потребностями бизнеса.

В рамках проекта также был автоматизирован процесс согласования заявок на служебную мобильную связь, что позволило увеличить скорость обработки заявок и выдачу SIM карт сотрудникам. Эффективность использования нового сервиса самообслуживания была сразу отмечена пользователями бизнес–процесса.

Централизованное хранение данных предоставляет возможность просмотра информации в любой момент времени и позволяет получать оперативный доступ к документам в соответствии с полномочиями пользователя.

Созданные в рамках внедрения системы гибкие отчеты позволяют получить всю необходимую информацию о документах. Также для анализа возникающих проблем и контроля сроков согласования были разработаны отчеты и уведомления.

Ключевыми факторами успешного и качественного внедрения системы стала заинтересованность в достижении полученного результата от внедрения системы со стороны ответственных сотрудников Банка и профессиональный подход в решении поставленных задач консультантов компании Сапран на всех этапах проекта.

Информация о компании SAP

Один из мировых лидеров на рынке корпоративных приложений, компания SAP помогает организациям любого размера и специализации эффективнее управлять своим бизнесом. Будь то вспомогательные службы или совет директоров, склад или магазин, настольные или мобильные приложения — решения SAP позволяют повысить эффективность взаимодействия отдельных сотрудников и организаций в целом, сформировать глубокое понимание бизнеса и создать конкурентное преимущество. Решениями и сервисами SAP пользуются более 195 000 клиентов (включая клиентов SuccessFactors), передовые технологии компании гарантируют высокую рентабельность, способствуют непрерывной адаптации и устойчивому росту.

В 1992 году был открыт офис SAP AG в Москве. Также за прошедшие 20 лет открылись представительства SAP в Екатеринбурге, Санкт-Петербурге, Новосибирске, Ростове-на-Дону, Алматы, Минске и Киеве, а численность сотрудников превысила 800 человек.